Datenschutzerklärung
der klaro Solutions GmbH
(Stand: November 2025)
1. Verantwortlicher
klaro Solutions GmbH
Hammerstrasse 160B
4057 Basel, Schweiz
E-Mail: info@getklaro.ch
2. Anwendungsbereich
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Klaro personenbezogene Daten im
Zusammenhang mit der Nutzung der Software „klaro“ bearbeitet. Sie gilt für alle
Nutzer der Plattform, unabhängig vom Standort, unter Berücksichtigung
des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und – soweit anwendbar –
der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU.
3. Art der bearbeiteten Daten
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
• Stammdaten (Name, Firma, Kontaktinformationen)
• Benutzer- und Zugangsdaten (E-Mail, Log-In-Informationen, Rollen)
• Vertrags- und Rechnungsdaten
• Betriebs- und Standortinformationen
• Dokumenten- und Rechnungsinhalte, die der Kunde hochlädt
• Nutzungs-, Log- und Systemdaten (zur Sicherstellung von Betrieb und
Sicherheit)
4. Zwecke der Datenbearbeitung
• Bereitstellung und Betrieb der SaaS-Plattform
• Vertragserfüllung und Abrechnung
• Support-, Wartungs- und Kommunikationszwecke
• Analyse und Optimierung der Softwarefunktionen
• Verbesserung von Prozessen durch KI-gestützte Datenbearbeitung (z. B.
Mustererkennung, automatische Vorschläge, Qualitätssteigerung)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Buchführung, Nachweiszwecke)
5. Einsatz von KI-gestützten Systemen
Klaro nutzt interne und externe, datenschutzkonforme KI-Komponenten zur
automatisierten Bearbeitung von strukturierten und unstrukturierten Daten.
Die Bearbeitung erfolgt soweit möglich verschlüsselt, anonymisiert oder
pseudonymisiert, soweit möglich, und dient ausschliesslich der
• Erkennung von Mustern und Anomalien in Rechnungs- oder Antragsdaten,
• automatischen Datenerfassung (OCR-ähnliche Verfahren),
• Generierung von Handlungsempfehlungen oder Berichten,
• laufenden Verbesserung der Servicequalität.
Eine personenbezogene Profilbildung oder Weitergabe zu Werbezwecken
findet nicht statt.
6. Speicherung und Aufbewahrung
Die Speicherung und Bearbeitung der Daten erfolgt auf Servern in der Schweiz.
Externe Zugriffe aus dem Ausland (z. B. im Rahmen der Softwareentwicklung)
erfolgen ausschliesslich unter Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), sind streng
reguliert, werden protokolliert und regelmässigen Kontrollen unterzogen.
Kundendaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und anschliessend
gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. OR Art. 958f) gespeichert.
Nach Vertragsende können Daten exportiert oder auf Wunsch gelöscht werden,
sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
7. Datensicherheit
Klaro trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen
(TOM), darunter:
• Verschlüsselung (Transport & Speicherung), wo möglich
• Zugriffskontrollen und Berechtigungssysteme
• Protokollierung und Monitoring
• Backups und Recovery-Mechanismen
• Schulung von Mitarbeitenden und NDAs für alle mit Datenverarbeitung
betrauten Personen
8. Weitergabe und Auftragsbearbeitung
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschliesslich,
o wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (z. B. Hosting, Wartung),
o wenn der Kunde ausdrücklich eingewilligt hat, oder
o wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Subdienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung der
Datenschutzpflichten gemäss Art. 9 DSG verpflichtet.
Eine Datenübermittlung ins Ausland erfolgt nur, wenn ein angemessenes
Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. Schweiz/EU-Standardvertragsklauseln).
Internationale Datenübermittlung und externe Systeme
Klaro kann für Entwicklungs-, Wartungs- und Analysezwecke auf internationale
Fachkräfte oder Dienstleister zurückgreifen, darunter auch ausserhalb der Schweiz
oder der EU (z. B. Entwicklungsstandorte oder KI-gestützte Systeme wie OpenAI
GPT-5). In solchen Fällen stellt Klaro sicher, dass ein angemessenes
Datenschutzniveau besteht und dass die Übermittlung nur soweit erfolgt, wie dies zur
Erbringung und Verbesserung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist.
Hierzu werden – soweit notwendig – Standardvertragsklauseln, technische
Schutzmassnahmen und Vertraulichkeitsvereinbarungen eingesetzt.
Klaro verpflichtet sich, alle international verarbeiteten Daten mit der gebotenen
Sorgfalt und nach dem Stand der Technik zu schützen.
9. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben das Recht auf:
• Auskunft über ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungen oder Profiling
• Beschwerde an den Eidgenössischen Datenschutz- und
Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB)
Anfragen sind an info@getklaro.ch zu richten.
Klaro antwortet in der Regel innert 30 Tagen.
10. Cookies und Analyse
Die Software kann Session-Cookies und technische Analysefunktionen verwenden,
um die Benutzererfahrung zu verbessern.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Klaro behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern gesetzliche
oder technische Änderungen dies erfordern. Die jeweils aktuelle Version ist
unter www.getklaro.ch/datenschutzerklaerung/ verfügbar.
12. Kontakt / Datenschutzbeauftragter
Für alle Datenschutzanliegen:
klaro Solutions GmbH
Hammerstrasse 160B, 4057 Basel
E-Mail: info@getklaro.ch